NOTIFICARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

I. CINE SUNTEM NOI?
ANTIBIOTICE SA (denumită în continuare „Societatea”), cu sediul social în Iași, Str. Valea Lupului nr.1, înregistrată la ORC sub nr. J22/285/1991, CUI 1973096, prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 (Regulamentul) și a celorlalte prevederi legale aplicabile în materia prelucrarii datelor cu caracter personal. Societatea acționează ca Operator de date cu caracter personal.
Această notă de informare descrie de ce și cum prelucrăm datele cu caracter personal și oferă informații privind drepturile dumneavoastră.
Ne puteți contacta în următoarele modalități:
Adresă: Iași, Str. Valea Lupului nr. 1, Iași, 707410 România
Fax: 0232/209.633
Site: http://www.antibiotice.ro/contact/formular-contact/
Email: dpo@antibiotice.ro

II. DATE ORI CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE DE SOCIETATE
În general, colectăm datele personale direct de la dumneavoastră. Cu toate acestea, există situații în care putem primi date cu caracter personal și din alte surse, precum:
– date cu caracter personal sau acces la acestea și din partea clienților și partenerilor noștri, persoane juridice, instituții și autorități publice, terțe părți ori surse publice de informare etc.
– Fișa pentru raportarea a reacțiilor adverse la medicamente poate fi înregistrată la societatea noastră ori ne poate fi comunicată de către terți (ANMDM, farmacii, medici etc.)
– BVB, Depozitarul Central, ASF în legatură cu investitori, după caz.

Politica noastră este de a colecta numai datele personale necesare în scopuri convenite și solicităm clienților noștri să comunice date cu caracter personal numai acolo unde este strict necesar în aceste scopuri.
Datorită diversității produselor și serviciilor pe care le oferim, putem prelucra mai multe categorii de date personale, acestea variind în funcție de tipul pe produs / serviciu / activitate / scop al prelucrării.
Principalele date / categorii de date prelucrate de Societate pot fi, după caz și în funcție de scopurile asociate prelucrării, una sau mai multe dintre următoarele:
– Generale cum ar fi dar fără a se limita la:
– date de identitate cum ar fi, dar fără a se limita la nume, prenume, serie și număr act de identitate / de stare civilă etc.
– date de contact cum ar fi, dar fără a se limita la adresă de email, adresă de domiciliu, număr telefon etc.
– date legate de profesie, calitatea de reprezentant al unei persoane juridice, locul de muncă, date ce reies din Curriculum Vitae etc.
– imagini video din cadrul spațiilor utilizate de Societate sau aferente evenimentelor organizate de acesta
– date obținute în urma accesării de către dumneavoastră fizic sau online a platformelor Societății (date din sistemul de acces în spațiile Societății, identificatorul online al persoanelor care acceseaza Site-ul Societății prelucrat în scopurile amintite în Politica de cookies (pentru mai multe informatii accesati www.antibiotice.ro), potențiale date primite prin intermediul platformelor de socializare (de exemplu, Facebook)
– număr unic de identificare (de exemplu, CNP – codul numeric personal),
– informații din cazierele judiciare, dacă este cazul,
– codul de parafă, dacă este cazul.
– Speciale cum ar fi dar fără a se limita la: date genetice, date biometrice, date privind sănătatea.

III. SCOPURILE ÎN CARE SUNT PRELUCRATE DATELE CU CARACTER PERSONAL
Societatea noastră prelucrează date cu caracter personal în scopurile enunțate în prezenta notă de informare, iar pentru fiecare scop pot fi utilizate una sau mai multe operațiuni de prelucrare a datelor. Societatea prelucrează date cu caracter personal în multiple scopuri, iar modalitățile de colectare, baza legală de prelucrare, utilizarea, dezvăluirea, perioadele de păstrare, etc. pot fi diferite funcție de fiecare scop.
Putem folosi datele personale pentru unul sau mai multe dintre scopurile descrise în această notificare. În cazul în care Societatea va prelucra ulterior datele cu caracter personal într-un alt scop decât cele asupra cărora ați fost deja informat și care nu este compatibil cu scopurile pentru care datele au fost colectate inițial / care v-au fost aduse la cunoștință, Societatea va furniza informații privind scopul secundar respectiv și orice informații suplimentare relevante.
Utilizăm datele personale în principal în următoarele scopuri:
– Desfășurarea obiectului de activitate al Societății, furnizarea de bunuri și prestarea de servicii aflate în legatură în special cu activitatea de dezvoltare și producție a medicamentelor de uz uman și a produselor farmaceutice, cât și raportat la alte activități conexe.
– Activitate de farmacovigilență, documentație medicală specifică;
– Gestionarea relațiilor comerciale cu clienții, furnizorii, distribuitorii de medicamente și produse farmaceutice, profesioniști din domeniul medical și/sau farmaceutic, etc, îmbunătățirea activității și serviciilor Societății raportat la clienții, furnizorii și partenerii nostri, corespondență, oferte, negocieri, gestionare contracte.
Prelucrăm datele cu caracter personal în scopul îndeplinirii obligaţiilor contractuale și angajamentelor asumate față de dumneavoastră.
– Gestionarea relațiilor cu investitorii noștri, pentru a putea răspunde nevoilor și cerințelor acestora, precum și îndeplinirea obligațiilor raportat la cerințele de tranzacționare pe piața de capital.
– Gestionarea riscurilor aflate în legatură cu activitatea noastră, sens în care luam măsuri de securitate pentru a proteja datele personale, care implică detectarea, investigarea și soluționarea amenințărilor de securitate.
– În conformitate cu legea aplicabilă, folosim detaliile de contact ale clienților și partenerilor noștri pentru a furniza direct sau indirect informații despre care apreciem că sunt de interes pentru aceștia. Putem prelucra datele personale pentru organizarea de evenimente dedicate, congrese de specialitate, activități de marketing cum ar fi promovarea sau cercetarea de marketing, fara a ne limita la acestea.
– În cazul vizitării website-urilor noastre sau paginilor noastre de pe rețelele de socializare, este posibil să prelucrăm unele informații despre identificatorul online al vizitatorului în scopurile amintite în Politica de cookies (pentru mai multe informatii accesati www.antibiotice.ro).
– Respectarea unor cerințe legale și/sau de reglementare, cum ar fi cele de natură fiscală sau a celor solicitate prin acte normative speciale care reglementează obiectul nostru de activitate ori, după caz, de arhivare.
– Gestiune economico-financiară-administrativă.
– Constatarea exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
– Statistici interne.

IV. TEMEIURILE JURIDICE ȘI CONDIȚIILE DE LEGALITATE PE CARE SE BAZEAZĂ PRELUCRĂRILE DE DATE
Temeiurile juridice ale prelucrării au în vedere dispozițiile Regulamentul EU 2016/679 și actele normative privind prelucrarea datelor cu caracter personal adoptate la nivelul României, dar și alte acte normative aplicabile la nivel național și european.
Prelucrarea se întemeiaza pe cel puţin una dintre următoarele condiţii de legalitate a prelucrării:
– prelucrarea poate fi necesară în vederea încheierii unui contract și/sau pentru executarea acestuia;
– prelucrarea poate fi necesară în vederea îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine Societății;
– prelucrarea poate fi necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care serveşte unui interes public;
– prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate sau de o parte terţă, respectiv:
– pentru administrarea activității noastre,
– pentru gestionarea riscurilor aflate în legatură cu activitatea noastră,
– pentru gestionarea relațiilor noastre cu potențialii clienți și clienții ori parteneri de afaceri,inclusiv dar fără a ne limita la transmiterea de comunicări conținând informații și oferte privind serviciile și/sau produsele noastre, precum și cele ale partenerilor noștri, în condițiile legii, organizarea de conferințe de specialitate și prezentări ale produselor noastre.
– gestionarea sesizărilor/reclamațiilor în legatură cu produsele noastre, pentru a putea rezolva eventualele aspecte sesizate, respectiv a putea îmbunătați produsele și/sau serviciile noastre, constatarea exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
– prelucrarea se poate baza pe consimțământul dumneavostră, în ipotezele expres prevăzute de Regulament în acest sens.

V. CÂT TIMP PĂSTRAM DATELE CU CARACTER PERSONAL ?
Păstrăm datele personale prelucrate doar pentru perioada de timp prevăzută de dispozițiile legale sau atât timp cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate, cum ar fi:
– Pe durata derulării contractului pentru datele cu caracter personal necesare în executarea acestuia, inclusiv date cu caracter personal cu care Societatea poate intra în contact în desfășurarea raportului juridic;
– Până la expirarea termenului de prescripție, în ceea ce privește cazurile în care Societatea ar avea un interes legitim să păstreze anumite date cu caracter personal în legătură cu un potențial litigiu ce ar putea să apară între părți;
– Pe durata gestionării relației cu potențialii clienți /clienții /destinatarii produselor noastre/ parteneri ai Societății și reprezentanții lor, respectiv până la exercitarea dreptului de renunțare (opt-out), pentru transmiterea de comunicări continând în informatii și oferte privind serviciile și/sau produsele noastre, comunicări comerciale, invitații la evenimente precum simpozioane, conferinte, prezentari, etc;
– Până la retragerea consimțământului pentru prelucrările de date personale întemeiate exclusiv pe consimțământ;
– Timp de 30 de zile pentru imaginile aferente monitorizarii prin mijloace video, respectiv 2 ani pentru înregistrarile audio efectuate prin call-center și pentru datele din sistemul de acces în spațiile Antibiotice S.A. după caz.
În orice alte ipoteze ori în absența unor cerințe legale, reglementare sau contractuale specifice, perioada noastră de referință pentru păstrarea datelor personale este de 3 ani de la data încetării relațiilor / ultimul contact dintre Societate și persoana vizată.
Oricare date pot fi păstrate de Societate, prin excepție de la prevederile anterioare dacă este cazul, până la expirarea termenului de prescripție, în ceea ce privește situațiile în care Societatea ar avea un interes legitim să păstreze anumite date cu caracter personal în legătură cu un potențial litigiu ce ar putea sa apăra între părți, de exemplu în contextul posibilei angajări a răspunderii juridice a Antibiotice ori a persoanei vizate de prelucrare.
În orice situație, cu excepția situațiilor prevăzute de legislația aplicabilă, ștergem datele dumneavoastra la momentul la care ne solicitati acest lucru. Situațiile de excepție aplicabile vor fi comunicate solicitantului prin intermediul răspunsului inaintat de societatea noastră, în legatură cu solicitarea de ștergere a datelor.

VI. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ȘI MODUL DE EXERCITARE AL ACESTORA
Societatea noastra este responsabilă pentru facilitarea exercitării oricăruia dintre drepturile dumneavoastră menționate mai jos. Pentru exercitarea acestor drepturi, precum și pentru orice întrebări suplimentare cu privire la aceasta notificare sau în legatură cu utilizarea de către Societate a datelor personale, vă rugam să ne contactați alegând oricare din modalitatile de comunicare descrise în secțiunea I a prezentei notificări.
Pentru protecția datelor dumneavoastră, pentru a preveni abuzul unor persoane rău-voitoare care ar urmări accesul la datele dumneavoastră, societatea noastra este posibil să vă solicite parcurgerea prealabilă a unor pași de identificare, pentru a ne asigura că dumneavoastră sunteți persoana care își exercită drepturile mai jos amintite prin intermediul unei solicitari. Dacă primim o solicitare din partea dvs. privind exercitarea oricăruia dintre drepturile de mai sus, vă putem cere informații suplimentare pentru a vă verifica identitatea înainte de a acționa în baza cererii formulate.
În cazul în care persoana vizată introduce o cerere în format electronic pentru exercitare drepturilor sale, informaţiile vor fi furnizate de societatea noastra tot în format electronic acolo unde este posibil, cu excepţia cazului în care persoana vizată solicită un alt format.
În ipoteza in care, ca urmare a aplicării unor dispoziții legale, societatea noastră nu poate da curs, în tot sau în parte, unei cereri a persoanei vizate de prelucrare, atunci situațiile de excepție aplicabile vor fi comunicate solicitantului prin intermediul răspunsului înaintat acestuia de societatea noastră în legatură cu cererea în cauză.

Dreptul de acces Aveți dreptul de acces, respectiv de a obține din partea Societății o confirmare că prelucrează sau nu date personale care vă privesc. La solicitarea dumneavoastră, Societatea furnizează o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării.

Dreptul la rectificarea datelor Aveți dreptul de a obține de la Societate, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care vă privesc. Ținându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, aveți dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.

Dreptul la ștergerea datelor Aveți dreptul de a obține din partea Societății ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, fără întârzieri nejustificate, cu excepția anumitor ipoteze prevăzute de Regulament, dacă se aplică unul dintre următoarele motive:
a) datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;
b) vă retrageți consimțământul în baza căruia are loc prelucrarea în măsura în care prelucrarea se bazează exclusiv pe consimțământ și nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrare;
c) vă opuneți prelucrării efectuate în scopul unui interes public ori în scopul intereselor legitime urmărite de Societate sau de o terță parte şi nu există motive legitime care să prevaleze față de interesele/drepturile și libertățile dvs. fundamentale în ceea ce priveşte prelucrarea sau vă opuneți prelucrării în scopuri de marketing direct;
d) datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
e) datele cu caracter personal trebuie şterse pentru respectarea unei obligaţii legale care revine Societății în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sub incidenţa căruia se află acesta;
f) alte situații prevăzute de Regulament în măsura în care sunt aplicabile.
Dreptul la restricționarea prelucrării. Aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile expres prevăzute de Regulament (de exemplu, în situația în care contestați exactitatea datelor, restricționarea prelucrării va fi acordată pe perioada necesară verificării datelor contestate.

Dreptul la portabilitatea datelor Aveți dreptul de a primi datele dumneavoastra cu caracter personal pe care le-ați furnizat către Societate, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, și la transmiterea acestora către alt operator, fără obstacole din partea Societății, în condițiile expres prevăzute de Regulament.
În cazul exercitării dreptului la portabilitatea datelor cu caracter personal, acestea pot fi transmise în mod direct de la Societate la un alt operator indicat de catre dvs. în mod expres, acolo unde acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

Dreptul la opoziție În orice moment aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal. În acest caz, Societatea nu va mai prelucra datele dvs cu caracter personal, cu excepția cazului în care demonstrează că are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dvs. sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
Atunci când prelucrarea are drept scop marketingul direct, aveți dreptul de a vă opune în orice moment prelucrării în acest scop a datelor cu caracter personal care vă privesc, inclusiv creării de profiluri, în măsura în care este legată de marketingul direct respectiv.

Dreptul de retragere a consimţământului În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimţământul dvs. , aveți dreptul de a vă retrage în orice moment consimţământul. Retragerea consimţământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimţământului înainte de retragerea acestuia. Ipoteza retragerii consimțământului nu este aplicabilă în cazurile în care temeiul prelucrării nu este consimțământul.

VII. DREPTUL DE A DEPUNE O PLÂNGERE SAU O RECLAMAȚIE
Dacă doriți să reclamați aspecte care privesc utilizarea datelor dumneavoastră personale, vă rugăm să transmiteți reclamația dumneavoastră prin intermediul oricărei modalități de contact prevăzute în secțiunea I din prezenta notificare. Orice reclamație va fi analizată într-un termen rezonabil, reclamantul răspuns din partea Societății în termenele legale.
De asemenea, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal („ANSPDCP”).

VIII. DESTINATARII SAU CATEGORIILE DE DESTINATARI AI DATELOR CU CARACTER PERSONAL:
Societatea poate transmite, acorda acces și/sau divulga datele personale în principal către următoarele categorii de entități:
– autoritățile și entități publice (cum ar fi dar fară a se limita la: autorități fiscale, ANM, CNBM, ASF, BVB etc.)
– parteneri comerciali (distribuitori de medicamente și produse farmaceutice, profesioniști în domeniul medical și/sau farmaceutic etc.)
– prestatori de servicii și/sau persoane împuternicite care prelucrează datele personale în numele Societății, în conformitate cu instrucțiunile primite de la noi, numai dacă respectă această notă de informare, legile privind protecția datelor și orice alte măsuri adecvate de confidențialitate și de securitate (precum firme specializate privind organizarea de evenimente, furnizori de servicii de marketing, monitorizare acces și video, prestatori de servicii în domeniul IT care pot avea acces la date personale etc.)

Transferurile și divulgarea nu se vor face către entități din afara României sau Uniunii Europene. Dacă Societatea transmite datele dvs. cu caracter personal către o țară terță sau către o organizație internațională, ne vom asigura ca acestea sunt protejate corespunzător, respectiv că transmitem datele într-o țară care asigură un nivel adecvat de protecție conform evaluării de către Comisia Europeană ori, dacă se consideră că țara respectivă nu are legi echivalente cu standardele UE de protecție a datelor, vom cere terței părți să încheie un contract sau acord care să reflecte îndeplinirea standardelor sau să ofere alte garanții adecvate în acest sens.

IX. CONSECINȚELE REFUZULUI FURNIZĂRII DATELOR PERSONALE
În cazul în care datele cu caracter personal sunt colectate direct de la dumneavoastră, vă aducem la cunoștință că, de regulă, nu sunteți obligat să vă furnizați informațiile personale către Societate, cu excepția cazurilor în care furnizarea lor constituie o obligație legală sau contractuală ori o obligație necesară pentru încheierea unui contract. Astfel, în măsura în care intrați într-o relație juridică cu Societatea sau beneficiați în alt context de serviciile/produsele noastre, furnizarea datelor cu caracter personal constituie o necesitate din perspectiva cerințelor legale și/sau a relației juridice cu noi, deoarece aceste informații sunt necesare pentru onorarea obligațiilor asumate de Societate în raport cu dvs. ori pentru furnizarea produselor și/sau serviciilor.
Prin citirea prezentei informari, ați luat cunostință de informațiile puse la dispoziție de către Antibiotice S.A. în lumina Regulamentului 679/2016 și ați fost informat cu privire la drepturile pe care le conferă Regulamentul și legea română privind protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date.

Nota de informare a persoanelor vizate